Sinds enkele tientallen jaren worden op grote schaal standaard oplossingen gebruikt voor software matige ondersteuning van bedrijfsprocessen. Toch moeten we nog regelmatig constateren dat de geselecteer- de oplossing niet aan de verwachtingen voldoet, of dat er veel extra kosten gemaakt moeten worden om alle wensen gerealiseerd te krijgen. Ook de nazorg (after sales) door pakketleveranciers kan een bron van irritatie en teleurstelling worden. Veel van deze ervaringen kunnen voorkomen worden door de pakketselectie vanaf het begin grondig aan te pakken. Grondig wil niet altijd zeggen ‘uitvoerig’, maar wel het richten van de aandacht op de belangrijkste factoren en risico’s.
Zo moeten we herhaaldelijk constateren dat het voor een organisatie moeilijk is om zich een goed beeld te vormen van de gewenste werkwijze. Heel vaak wordt de huidige werkwijze als uitgangspunt genomen bij het formuleren van de eisen en wensen van het nieuwe systeem. Daardoor gaat de kans verloren om echt te innoveren, en meer profijt te halen uit de investering.
Ook is er een gerede kans dat er extra maatwerk nodig is, omdat men te weinig creatief is geweest om knelpunten door een vernaderde werkwijze op te lossen. Een goede blauwdruk voor de te realiseren werkwijze kan dit soort problemen voorkomen. Een voorwaarde is dan wel dat deze blauwdruk grondig gecommuniceerd wordt met de betrokkenen zodat ‘alle neuzen dezelfde kant op staan’.
Enkele van onze referenties:
Voor een metaalverwerkend bedrijf is een ERP selectie uitgevoerd. Als dochterbedrijf van een groot multinationaal bedrijf, leek het in eerste instantie simpel: kies het pakket dat centraal al in gebruik is en implementeer dat op de lokale vestigingen. Tijdens een eerste inhoudelijke kennismaking bleken er toch enkele knelpunten te bestaan. Het centrale systeem had veel mogelijkheden, maar was moeilijk aan ter passen naar de lokale behoeften. Verder zouden er veel beheerskosten ontstaan, die de kosten voor ICT onevenredig zouden laten stijgen. De vermeende voordelen van een gemeen- schappelijk systeem, bleken daarentegen niet goed te onderbouwen. Dus werden de lokale eisen en wensen verder onderzocht en vastgelegd. Met name werd hierbij de directie ondervraagd over hun toekomstvisie, zodat nieuwe producten en markten ook door het systeem ondersteund zou kunnen worden. Na de gebruikelijke stappen met long list en short list, weerd de selectie afgesloten met een mid-range ERP systeem dat precies de functionaliteiten bezat die gevraagd werden, maar tegen aanzienlijke lagere initi?le operationele kosten beschikbaar gesteld kon worden. Voor Rijkswaterstaat is het gehele traject om het ‘Electronisch Aanbesteden’ vorm te geven vooraf in kaart gebracht en zijn alle uit te voeren stappen helder gedefinieerd. Dit is op een zodanige wijze vormgegeven dat eisen door Rijkswaterstaat zelf konden worden geformuleerd in steeds behapbare onderwerpen waaraan door enkele personen met een doorlooptijd van een tot twee weken aan gewerkt kon worden. De opzet was ook zodanig dat delen er van ook weer goed te gebruiken waren voor andere pakketselecties.